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Kontrolle durch den Zoll - Wie verhalte ich mich richtig?

Vor allem durch das seit 2015 geltende Mindestlohngesetz werden in Betrieben und auf Baustellen verstärkt Zollkontrollen durchgeführt. Aus diesem Grunde möchten wir Ihnen für eine solche Situation ein paar Verhaltensempfehlungen geben.

Im Falle einer Zollkontrolle Ruhe bewahren und den Anweisungen des Zollbeamten folgen

  • Eine Prüfung durch die Zollbehörden findet während der üblichen Geschäfts- oder    Arbeitszeit statt. Bei ihrem Erscheinen haben sich die prüfenden Beamten der Zollverwaltung auszuweisen.
  • Üblicherweise finden Zollkontrollen als einzelne, separate Befragung der jeweiligen Mitarbeiter statt. Sorgen Sie möglichst dafür, dass Ihr Umfeld wenig von der Kontrolle mitbekommt. Setzen Sie sich, wenn vorhanden, mit Ihrem Anwalt in Verbindung.
  • Gemäß § 5 SchwarzArbG haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Prüfung zu dulden und dabei mitzuwirken, insbesondere die für die Prüfung erheblichen Auskünfte zu erteilen und die Unterlagen vorzulegen.
  • Hinsichtlich der Prüfung von Geschäftsunterlagen sind die Zollbehörden befugt, zur Durchführung der Prüfungen dort Einsicht in die Lohn- und Meldeunterlagen, Bücher und andere Geschäftsunterlagen zu nehmen. Legen Sie den Beamten daher bereitwillig die notwendigen Unterlagen vor. Sollten Sie Unterlagen bei Ihrem Steuerberater aufbewahrt haben, so teilen Sie dies den Zollbehörden mit und informieren Sie Ihren Steuerberater. Es ist ratsam, bereits vorher mit dem Steuerberater abzusprechen, wie Sie die Unterlagen im Falle einer Prüfung schnell herbeischaffen können!

Richtiges Verhalten Ihrer Mitarbeiter

  • In Bezug auf die Prüfung von Personen sind die Zollbehörden befugt, Geschäftsräume des Arbeitgebers während der Arbeitszeit der dort tätigen Personen zu betreten und dabei von diesen Auskünfte einzuholen und Einsicht in von ihnen mitgeführte Unterlagen zu nehmen.
  • Wenn der Inhaber des Handwerksbetriebes bei der Zollprüfung nicht anwesend ist, haben die Mitarbeiter das Recht, ihren Arbeitgeber anzurufen und ihn zu informieren. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass diese im Falle Ihrer Abwesenheit bei einer anstehenden Zollkontrolle Sie unverzüglich zu kontaktieren haben.
  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass Sie bei Befragungen zu wahrheits-gemäßen Angaben verpflichtet sind. Vermeiden Sie, in die Befragungen Ihrer Mitarbeiter einzugreifen oder auf die Auskünfte, die Ihre Mitarbeiter geben, Einfluss zu nehmen.
  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf Ihre Verschwiegenheitspflicht gegenüber Dritten und der Presse hin.
  • Treten sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter gegenüber den prüfenden Zollbeamten sachlich, aufmerksam und höflich auf.
     

Belehren Sie Ihre Mitarbeiter nachweislich über das richtige Verhalten!

Eine Mustervorlage zur Belehrung Ihrer Mitarbeiter erhalten Sie in unserer Geschäftsstelle des Verbandes (0391-607 68 31). Die Mustervorlage kann Ihnen per E-Mail oder Fax zugestellt werden.

Unterrichtung der Beschäftigten, wie der Zoll bei Prüfungen vorgeht:

  • Personenkontrolle der Mitarbeiter durch uniformierte (und bewaffnete) Zollbeamte auf der Baustelle.
  • Die Befragung der einzelnen Mitarbeiter erfolgt anhand eines Personalfragebogens. Gefragt wird nach Personalien, Dauer der Arbeitszeit und Entlohnung.
  • Die Beschäftigten haben gegenüber dem Zoll eine Mitwirkungspflicht. Sie müssen folgende Ausweispapiere mit sich führen und den Zollbeamten auf deren Anfrage vorlegen:- Personalausweis oder Pass (im Original), ggf. Arbeitserlaubnis bzw. Arbeitsgenehmigung.
  • Die Beschäftigten sollten in der Lage sein, auf Anfrage des Zolls genaue Angaben zu ihrer täglichen- und wöchentlichen Arbeitszeit zu beantworten.
  • Beschäftigte (insbesondere Objektleiter und Obermonteure) sollten verpflichtet werden, sich sofort mit dem Arbeitgeber in Verbindung zu setzen und diesen zu informieren, wenn der Zoll zu einer Prüfung im Objekt erscheint.

Prüfung, ob für alle Mitarbeiter die nach dem MiLoG erforderliche Dokumentationen der täglichen Arbeitszeiten vorbereitet ist:

  • Festlegung der Verantwortlichkeit für die Führung der Arbeitszeitdokumentation (Übertragung der Verantwortung z.B. auf den Objektleiter, Obermonteur oder den einzelnen Monteur bzw. Einrichtung einer Organisation, wie und an wen die Arbeitszeiten tagesgenau gemeldet werden müssen)
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie alle notwendigen Unterlagen für die Zollkontrolle bereithalten, wie z. B.: Lohnabrechnungen und Arbeitszeitnachweise, Arbeitsverträge sowie nachträgliche Ergänzungen zum Arbeitsvertrag, Lohnzahlungsnachweise (z.B. Überweisungsträger, Kontoauszüge).
  • Überprüfung aller Mitarbeiter, ob Arbeitszeitdokumentationen bereits vorliegen und verwendet werden, die den Anforderungen des MiLoG entsprechen (Beginn, Ende, Dauer (ggf. Abweichungen) der täglichen Arbeitszeit)
  • Anderenfalls Listen für die tägliche Arbeitszeitdokumentation erstellen bzw. Muster von der Geschäftsstelle des Fachverband Metall Sachsen anfordern.
  • Entscheidung, ob die Listen im Bauobjekt oder im Betrieb verwahrt und geführt werden. Beides ist zulässig. Es sollte jedoch die kurzfristige Verfügbarkeit der Aufzeichnungen gewährleistet sein (z.B. bei Baustellenkontrollen)
  • Sicherstellen, dass die ausgefüllten und abgezeichneten Arbeitszeit- dokumentationen für zwei Jahre archiviert werden.

Verhaltenstipps auf einen Blick:

  1. Ruhig bleiben!
  2. Sofort Arbeitgeber benachrichtigen
  3. Einsatzleiter benennen lassen und notieren
  4. Prüfung des vorgelegten Dienstausweises
  5. Bei Sicherstellung oder Beschlagnahme von Unterlagen:
    • Die vertrauliche Behandlung aller Inhalte verlangen
    • Im Einzelfall kann man die Beamten ersuchen, statt der Originale Kopien zu akzeptieren, wenn die Originaldokumente dringend gebraucht werden. Ansonsten Kopien der Originale anfertigen
    • Auch für die Beamten gemachte Kopien als Duplikat auch für die Firmenunterlagen kopieren
    • Ein Beschlagnahmeverzeichnis verlangen
    • Ggf. Rechtsbeistand einschalten

 

 


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letzte Änderung: 16.03.2017