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Vorteile für den Betrieb bei Umstellung auf E-Rechnung?

Rund zwei Drittel der deutschen Unternehmen bevorzugen immer noch die papierhafte Form des Rechnungsversands. Gleichzeitig hat aber die Zahl der per E-Mail versendeten Rechnungen deutlich zugenommen.

Immer häufiger stellen auch kleine und mittelständische Unternehmen ihre Rechnungsabwicklung auf den Prüfstand und denken um: weg vom Papier und hin zu einer möglichst intensiven Verarbeitung elektronischer Dokumente. Sie wollen damit Effizienz- und Kostenvorteile nutzen und die ggf. vorhandenen Nachteile der papierhaften Rechnungsbearbeitung, z. B. Portokosten oder hohe Personal- und Zeitaufwände, vermeiden. Darüber hinaus können sowohl rechtliche Rahmenbedingungen als auch organisatorische Richtlinien von Geschäftspartnern die Unternehmen dazu zwingen, ihre bestehenden Prozesse für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen anzupassen. Die digitale Verarbeitung elektronischer Eingangs- und Ausgangsrechnungen lässt sich in den meisten Fällen in standardisierten Prozessen abbilden, so dass erste Effizienzsteigerungen bereits nach kurzer Zeit messbar sind.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG).
Elektronische und papierhafte Rechnungen sind gleichgestellt. Sie müssen unter anderem die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Beinhaltung aller wesentlichen Rechnungsinformationen, z. B. die Angaben zu Leistendem und
  • Leistungsempfänger, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Umfang und Art der Leistung
  • Gewährleistung der Nachprüfbarkeit der E-Rechnung in Bezug auf Echtheit der Herkunft sowie
  • inhaltliche Unversehrtheit
  • Sicherstellung der Lesbarkeit der Rechnung
  • Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang von E-Rechnungen ist notwendig

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

  • Kosteneinsparungen, z. B. Entfall von Portogebühren, Reduktion von Personalkosten
  • Schnellere Bearbeitung der Rechnungen
  • Optimierung der IT-gestützten Prozessabläufe
  • Schnellere Bezahlung von Rechnungen
  • Rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti
  • Reduktion von Fehlern bei der Bearbeitung
  • Aktiver Beitrag zum Umweltschutz

Abwicklung von E-Rechnungen
Im Wesentlichen lässt sich die Abwicklung von E-Rechnungen in drei Schritte unterteilen:

1. Erstellung der Ausgangsrechnung
Der Rechnungssteller erzeugt eine Ausgangsrechnung. Idealerweise wird ein Dateiformat verwendet,
das sich für die digitale Langzeitarchivierung eignet, z. B. PDF/A. Optional hat der Rechnungssteller die Möglichkeit, einen maschinenlesbaren Datensatz mit der E-Rechnung auszuliefern. Abschließend muss die digitale Ausgangsrechnung rechtssicher elektronisch archiviert werden.

2. Versand der E-Rechnung
Nach der Generierung und Archivierung der elektronischen Ausgangsrechnung erfolgt deren Übertragung an den Rechnungsempfänger. Hierfür stehen verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung wie z. B. E-Mail.

3. Bearbeitung der Eingangsrechnung
Nachdem die Eingangsrechnung dem Rechnungsempfänger zugestellt wurde, muss sie geprüft, freige­geben und bezahlt werden. Abschließend muss der Rechnungsempfänger die E-Rechnung rechtssicher elektronisch archivieren.

Rechtliche Anforderungen zur Archivierung von E-Rechnungen
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geben vor, welche Aspekte bei der Archivierung von E-Rechnungen zu beachten sind:

  • E-Rechnungen müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden
  • E-Rechnungen müssen während der Aufbewahrungsdauer unveränderbar erhalten bleiben
  • E-Rechnungen müssen genauso lange wie papierhafte Rechnungen aufbewahrt werden
  • E-Rechnungen dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Die Umstellung erfordert eventuell eine Investition in die EDV, dem gegenüber stehen aber Zeit- und Kosteneinsparungen.

 


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letzte Änderung: 27.10.2017