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Ab November 2020: E-Rechnung für öffentliche Aufträge

Ab dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer, die Rechnungen an den Bund ausstellen, verpflichtet, diese in elektronischer Form einzureichen.
Welche Konsequenzen das für ihre Rechnungslegung hat, fassen wir in diesem Artikel zusammen.

Eine Rechnung hat die Funktion, den zu zahlenden Betrag für Waren und Dienstleistungen nachzuweisen. Die elektronische Rechnung unterscheidet sich in dieser Hinsicht nicht und hat den gleichen Zweck wie eine Papierrechnung. Sie wird allerdings in elektronischer Form ausgestellt und übermittelt. Das bedeutet allerdings nicht einfach, dass der Übertragungsweg ohne Papier auskommt, sondern geht darüber hinaus. Rechnungen, die lediglich als PDF-Datei erstellt und dann per E-Mail verschickt werden, gehören nicht zu den E-Rechnungen.

E-Rechnungen müssen automatisch und elektronisch, das heißt ohne Medienbrüche, verarbeitet werden können. Erst dann erfüllen sie die Voraussetzungen der E-Rechnungs- verordnung.

Bei Aufträgen vom Bund und den Bundesbehörden wird die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung ab Ende November zur Pflicht. Man erhofft sich davon die vereinfachte Rechnungsstellung, verkürzte Durchlaufzeiten, Kostenreduzierung durch Wegfall der Portokosten und Schonung der Umwelt durch Reduzierung von Papierverbrauch und den Wegfall von Transportwegen. Ausnahmen gelten u. a. für Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 EURO netto.

E-Rechnungen werden demnächst auch bei Aufträgen anderer öffentlicher Auftraggeber verpflichtend sein. Daher ist es sinnvoll, sich mit dem Thema zu befassen. Eine Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format (XML) haben, um die automatische und elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. PDF-Dokument oder Bilddatei genügen hierfür nicht.

Grundsätzlich senken elektronische Rechnungen den Arbeitsaufwand und die Kosten für die Rechnungslegung. Viele Unternehmen nutzen daher bereits das elektronische Verfahren. Mit der E-Rechnungs-Verordnung wurde schon 2017 die Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen geschaffen und das Datenaustauschformat XRechnung entwickelt, welches grundsätzlich verwendet werden soll. Daneben gibt es weiterhin das Format ZUGFeRD.

Diese Formate können gleichermaßen von Menschen und Maschinen gelesen werden (weshalb sie „hybride Formate“ heißen) und sollen insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen die Anwendung elektronischer Rechnungen erleichtern.

Rechnungsstellung im Ausland
Wer mit Kunden und Auftraggebern im Ausland zusammenarbeitet, muss zum Teil jetzt schon elektronische Rechnungen be- und verarbeiten können. Italien verlangt den Versand über ein elektronisches Austauschsystem (SDI), auch in Spanien und Frankreich ist der elektronische Rechnungsversand Pflicht.

Für Ihre Buchhaltung müssen die Daten (z. B. Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen) und die empfangenen Daten „im Ursprungsformat“, so die GoBD, aufbewahren. Der Ausdruck auf Papier und das anschließende Abheften erfüllt diese Grundsätze nicht.

Friederike Tanzeglock
Rechtsanwältin (Syndikusanwältin) im BVM
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letzte Änderung: 17.11.2020