Das neue Nachweisgesetz

Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern ab dem 1. August 2022 weit mehr Informationen mitteilen und schriftlich aushändigen als bisher. Dabei gibt es etliche neue Regelungen – und ein Verstoß kann teuer werden. Ein Überblick über das, was Arbeitgeber nun beachten müssen.

Der Gesetzgeber hat am 23. Juni 2022 ein überarbeitetes Nachweisgesetz (NachwG) verabschiedet: Arbeitgeber müssen jetzt all ihre Arbeitsvertragsmuster überprüfen und höchstwahrscheinlich anpassen. Zudem sollten Sie ein Informationsblatt erstellen, das sie Mitarbeitern schnell auf Anfrage aushändigen können. Hinzu kommt, dass all das schriftlich erfolgen muss. Bei jedem Verstoß drohen sonst 2.000 Euro Bußgeld.

Diese Änderungen gelten schon ab dem 1. August 2022! Denn die zugrundeliegende EU-Richtlinie zur Transparenz und verlässlichen Arbeitsbedingung (2019/1152) verpflichtete den Bundestag dazu, bis zum 31. Juli 2022 entsprechende Änderungen vorzunehmen. Eine Übergangsfrist wird es nicht geben.

Da die geplanten Änderungen mit einer sehr kurzen Ankündigungsfrist kommen, müssen Arbeitgeber nun sehr schnell mit entsprechenden Anpassungen der verwendeten Vertragsmuster und entsprechenden Informationen an ihre Arbeitnehmer reagieren.

Zwar müssen auch schon heute entsprechend des Nachweisgesetzes bestimmte Informationspflichten erfüllt werden, obwohl nach wie vor Arbeitsverträge nicht schriftlich abgeschlossen werden. Allerdings sind Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Arbeitsbedingungen innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Folgende Informationen sieht das Nachweisgesetz bereits jetzt vor:
• Name und Anschrift der Vertragspartner
• Beginn des Arbeitsverhältnisses (bei Befristungen) die vorhersehbare Dauer des
   Arbeitsverhältnisses
• den Arbeitsort
• eine kurze Tätigkeitsbeschreibung
• Zusammensetzung beziehungsweise Höhe des Arbeitsentgelts
• die vereinbarte Arbeitszeit
• den Urlaubsanspruch
• Kündigungsfristen
• und einen Hinweis auf anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen

Dieser gesetzlichen Informationspflicht kommen die meisten Arbeitgeber durch die Ausgabe und Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags nach. Somit spielt das Nachweisgesetz in der Regel in der Praxis nur eine untergeordnete Rolle. Dies bedeutet für Sie als Arbeitgeber: Wenn in Ihren Unternehmen bereits ordentliche schriftliche Arbeitsverträge zum Einsatz kommen, dann gibt es bezüglich der Gesetzesänderung nichts weiter zu beachten.

Welche Rechtslage gilt nun aber ab dem 01.08.2022?
Das neue Nachweisgesetz erweitert die niederzulegenden Informationen erheblich, definiert kürzere Fristen zur Umsetzung und sieht Sanktionen vor.

Folgende Informationen müssen nun zusätzlich niedergelegt werden:
• Dauer einer etwaigen Probezeit
• Enddatum bei befristeten Verträgen
• die yvereinbarten Ruhezeiten und Ruhepausen, das Schichtsystem, der
   Schichtrhythmus und die Voraussetzungen der Schichtänderungen
• Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls diese vereinbart ist
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• die Zusammensetzung und die Höhe des Entgelts einschließlich aller
   Vergütungsbestandteile (wie Vergütung für Überstunden, Zuschläge, Zulagen,
   Prämien und Sonderzahlungen), jeweils getrennt und unter Angabe der Fälligkeit
• etwaige Ansprüche auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Schulungen
• Name und Anschrift des Versorgungsträgers, wenn eine betriebliche
   Altersvorsorge besteht
• Informationen hinsichtlich des bei einer Kündigung einzuhaltenden Verfahrens
   (mindestens die Schriftform, die Kündigungsfristen und die Frist zur
   Erhebung einer Kündigungsschutzklage)

Für die einzelnen Informationspflichten sieht der Gesetzgeber unterschiedliche Fristen vor. Einige Informationen müssen bereits am ersten Arbeitstag vorliegen, andere erst später. Um durch die Beachtung der unterschiedlichen Fristen einen nicht zu übermäßigen bürokratischen Aufwand betreiben zu müssen, empfehlen wir für Arbeitsverträge die ab dem 01.08.2022 abgeschlossen werden, dass alle erforderlichen Informationen bereits in diesem Vertrag enthalten sind.
Grundsätzlich betreffen die neuen Informationspflichten Arbeitsverhältnisse, die ab dem 01.08.2022 gelten. Mitarbeiter, die bereits vor dem 01.08.2022 im Unternehmen beschäftigt waren, können vom Arbeitgeber eine Niederschrift der erweiterten Pflichtangaben verlangen.
Nur wenn der Arbeitnehmer diese Informationen vom Arbeitgeber verlangt, muss dieser die Pflichtangaben innerhalb von sieben Tagen bereitstellen.

Bisher gab es keine Bußgelder, die ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz nach sich zog. Lediglich Schadensersatzansprüche konnten evtl. vom Arbeitnehmer erhoben werden, wenn Ansprüche aufgrund fehlender Hinweise nicht geltend gemacht werden konnten.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Arbeitsvertragsmuster zu prüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten und vorbeugend den Entwurf eines Informationsschreibens vor dem
01.08.022 an den beschäftigten Mitarbeiter vorzubereiten.

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